Mehr als man sieht.

Von Sondermaschinenbau bis Digitalisierung: Die stille Bedeutung der Dokumentation – Blog #7

Was hat Papier Gutes an sich? Es meckert nicht. So fristete auch das Software-Handout ein Dasein in einem Ablagefach auf meinem Schreibtisch. Obwohl sieben Personen im damaligen Mail-Verteiler eingetragen waren, kann ich nicht sicher sagen, ob es jemals von jemandem (außer unserem Chef, immerhin stehen Zahlen drin) gelesen wurde.

Heute, fünf Jahre später und im Rahmen dieses Blogs, werfe ich das erste Mal wieder einen Blick hinein. Es bleibt die Erkenntnis, dass die Dokumentation, ein Bereich, den wir stets vernachlässigt haben, eine Achillesferse geblieben ist. Mein Vertrauen in die Unterstützung durch HGI ist groß, doch ich hoffe, die Software überlebt mich, sodass ich nicht ewig in meinen eigenen Code-Eingeweiden wühlen muss.

Die Entwicklung ging voran, auch wenn jede Minute, die man für die Dokumentation aufwendet, schwer zu rechtfertigen scheint. Der Arbeitstag besteht nicht nur aus Filemaker; oft sind es nur kurze Einsätze am Rande anderer Projekte. Diese Abwechslung ist mir wichtig – die Vorstellung, Vollzeit-Programmierer zu sein, kann ich mir nicht leisten.

Die nächsten Jahre bringen Entwicklungen, die ohne ein tiefes Verständnis der Abläufe und persönliche Involvierung nicht möglich wären. Das ist einer der größten Vorteile, wenn man das System selbst erstellt. Programmierer sind in ihrem Fach unbestritten besser als ich es je sein könnte, doch die wahre Kunst besteht darin, die Welten zu vereinen. Davon bin ich überzeugt, ist dies der Schlüssel zum langfristigen Erfolg für „kleine Unternehmen“.

Für solche Projekte sind verlässliche Partner unerlässlich. Es ist klar, dass man so etwas nicht alleine stemmen kann. Gutes Schaffen entsteht im Miteinander.

Abschließend möchte ich klarstellen, dass ich für das Nennen von Namen keine Entlohnung erhalte. Ich schreibe offen darüber, weil es meine Überzeugung ist und weil es ohne die Unterstützung dieser Firmen für mich nicht machbar wäre. Sicher gibt es andere Software und Partnerfirmen, die ich nicht kenne und die vielleicht besser sind. Aber ich bin mit unserer Wahl zufrieden und glaube fest daran, dass ein gutes Miteinander mehr bringt, als ständig nur das Maximale herauszuschlagen. Letztlich sitzen wir alle im gleichen Boot.

In diesem Sinne endet heute mein Eintrag eher mit persönlichen Meinungen. Im nächsten Blog werden wir sehen, wie 2020 mitten in einer Pandemie der Grundstein für unsere „Mutter“-Software gelegt wurde.

Bildnachweis: Adobe Stock – #708512914
Autor: Michael Veit
Allgemeine Hinweise zu unserem Blog

Von Sondermaschinenbau bis Digitalisierung: Anpassungen und Durchhalten – Blog #6

2019 wurde es (nicht ganz) überraschend ruhiger. Brexit, Diesel-Gate und Kurzarbeit belasteten die deutsche Industrie, und natürlich spürten auch wir die Auswirkungen, was unsere Motivation für ein neues System etwas bremste.

Durch diese Wirtschaftslage hatten wir plötzlich genug Zeit, die quälenden Sekunden abzuwarten, während sich ein Artikel öffnet oder auf den eingefrorenen Bildschirm während des Druckvorganges zu starren. Die finanziellen Mittel für ein neues System waren in einer solchen wirtschaftlichen Situation auch nicht mehr so freigiebig verfügbar.

Unser Chef ist glücklicherweise kein Freund des Stillstands. „Wer aufhört zu werben, um Geld zu sparen, kann ebenso seine Uhr anhalten, um Zeit zu sparen“, würde Henry Ford sagen – eine Einstellung, die unser Chef sicherlich teilen würde mit „Wer nicht investiert, verliert“.

Das Projekt blieb weiterhin auf der Agenda, mit mehr Eigeninitiative als ursprünglich angedacht, jedoch im vollen geplanten Umfang.

Die verbleibende Zeit verbrachte ich am Whiteboard, erstellte ein Lastenheft und definierte grundlegende Funktionen für das System. Ich erinnerte mich an die Poolchallenge und integrierte meinen „Pool“ in das Projekt – mehr dazu später.

Auch privat blieb Filemaker ein Thema. In jungen Jahren sammelte ich Comics, heute stehen neben den Studienunterlagen eine Sammlung von Filemaker-Magazinausgaben in meinem Regal, und ich habe mittlerweile auch „gefühlt“ alle Ausgaben rückwirkend gelesen. „Ich habe eine Lösung, jetzt fehlt mir nur noch ein Problem dazu“ – so fühlt sich das Lesen und Lernen an. Doch oft zeigt sich erst später, wie hilfreich die eine oder andere Lösung sein kann. Wichtig ist, je mehr man liest, desto klarer wird, wie viel das System – mit Unterstützung von Plugins – abbilden kann.

Ende 2019 stand das Handout für die Software. 17 Seiten mit Planungen und Ideen, die den Grundstock für die spätere Entwicklung in verschiedenen Phasen darstellen sollten. Aber nicht die typischen Entwicklungsphasen „Anforderungen – Entwurf – Implementierung und Prüfung“, sondern eher rudimentär: „Grundgerüst – Automatisierung – Arbeitserleichterung – KVP“. Nach den ersten Semestern meines Teilzeitinformatikstudiums wäre ich heute definitiv schlauer.

Autor: Michael Veit
Allgemeine Hinweise zu unserem Blog

Von Sondermaschinenbau bis Digitalisierung: Ein weiteres Jahr des Lernens – Blog #5

Das Lernen ging 2018 unvermindert weiter. Viele abendliche Stunden verbrachte ich auf YouTube, Google sowie in den Tiefen des Filemaker Magazins und Forums, die ich übrigens sehr empfehlen kann.

Filemaker mag zwar „einfach“ und intuitiv in vielen Bereichen sein, es bleibt jedoch eine komplexe Plattform. Als Freund der deutschen Sprache schätze ich besonders, dass das Programm auch auf Deutsch verfügbar ist – Chapeau dafür und ein Dank an den Inhaber Claris / Apple.

In diesem Jahr entstanden neben privaten Projekten wie meiner Münzsammlung auch nützliche Tools für KonTec, darunter das „Kalkulationstool“. Der Name „Testtool“ wäre später wohl treffender gewesen, da es ursprünglich für Kalkulationen gedacht war, aber das war nur der Anfang. Dieses Tool löste schließlich die bisher notwendige Excel-Tabelle ab, konnte Dateien und Dokumente verwalten, hatte eine Materialdatenbank im Hintergrund und konnte auch schon erste Baugruppen in Staffelmengen verwalten. Was in Excel gänzlich unmöglich ist, aber mitunter unser Kerngeschäft darstellt und einen großen Schritt bedeutete.

Das Design der Benutzeroberfläche mag nicht das beste sein – wäre ich ein versierter Designer, hätte sie sicherlich professioneller ausgesehen. Meine Fähigkeiten im grafischen Design beschränken sich im Wesentlichen auf Strichmännchen, was sicherlich nicht ausreicht, um hochwertige UI-Designs zu erstellen. Design ist aber nicht alles – wichtiger ist, dass es funktioniert. Und auch hier, wie in allen Systemen, dürfen versteckte Gags nicht fehlen. Das gehört einfach dazu.

Nach und nach füllte sich die Datenbank mit kleinen Tools, die meist nur Testzwecken dienten und zunächst recht umständlich umgesetzt wurden. Plugins, Funktionen und APIs erschienen mir wie Zauberei, bis ich Jahre später erkannte, dass genau diese für das „Filemaker kann alles“ verantwortlich sind.

Auch eine Kundendatenbank wurde integriert. Nachdem Google knapp 10.000 Kontakte möglicher Kunden ausspuckte, baute ich eine Datenbank, in die diese Datensätze importiert und automatisch bereinigt wurden. Mit einem Klick konnten wir dann schnell die Webseiten sichten und potenziell interessante Kontakte markieren. Nun mussten nur noch 1.300 Briefe gedruckt und frankiert werden – eine Mammutaufgabe. Zum Glück waren die Briefmarken selbstklebend.

So ging ein interessantes und stressiges Jahr dem Ende zu.

Autor: Michael Veit
Allgemeine Hinweise zu unserem Blog

Von Sondermaschinenbau bis Digitalisierung: Praktische Entwicklungen mit Absturzgarantie – Blog #4

Natürlich hätten die Profis von HGI Systems gerne mehr Dokumentation und spezifischere Anforderungen erhalten. Jedoch sehe ich wenig Sinn darin, viel Zeit in Dokumentationen zu investieren, die am Ende vermutlich sowieso nicht die Realität widerspiegeln würden.

Im Gegensatz zu anderen Projekten stehe ich hier allein da, mit einer groben Vorstellung davon, wie alles aussehen soll, und letztendlich muss ich jede Entscheidung auch selbst verantworten. Was sich sowohl anfangs als auch später als äußerst praktikabel herausstellte, war die Möglichkeit, direkt mit den Programmierern zusammenzuarbeiten. Wir trafen uns mal in Dornbirn, mal bei uns, begleitet von deftigen oder mediterranen Mittagessen, und programmierten live im System. Währenddessen übernahm ich neben kleineren Anpassungen hauptsächlich die sofortigen Tests. Wir arbeiteten natürlich immer noch mit dem uversa System.

Ich kann mir vorstellen, wie sich bei vielen Entwicklern jetzt die Nackenhaare aufstellen und eine Gänsehaut breitmacht. Ein wenig Kaffee kann hier sicherlich helfen, die Symptome zu lindern. 😊

Ein kleiner Einschub: HGI Systems hat sich immer hervorragend um mich gekümmert, wenn ich vor Ort war. An dieser Stelle nochmals ein herzliches Dankeschön!

Um das Thema nochmals aufzugreifen: Ja, wir arbeiten live im System, egal ob es um Buttons, Abläufe oder Tabellen und Datenbanken geht. Zu 99% entsteht alles in dem Moment, in dem es auch genutzt wird, und vieles auch schon während unserer internen FileMaker-Runden. Dies kann natürlich, besonders bei komplexeren Abläufen, auch Probleme verursachen, wenn man nicht aufpasst. Aber es ist auch mit Abstand die größte Stärke von Filemaker. Die meisten „könnte man das“ sind in 5 Minuten erledigt.

Aber auch hier habe ich gelernt: Änderungen an Tabellen und Feldern sollte man erst nach Feierabend durchführen und nicht um 12:00 Uhr mittags, wenn die meisten Datensätze erstellt worden sind. Ein Fehler kann durchaus die Datenbank zerschießen, was dann bedeutet, dass man ein Backup einspielen muss – was sehr einfach ist, sofern man eines hat. Auch wenn es prinzipiell funktioniert, geht es nicht immer.

Man macht einen Fehler zum Glück nur einmal… äh, zweimal… okay, dreimal… ich gebe es zu, vermutlich zehnmal. Der Lerneffekt stellt sich ein – spätestens, wenn ein Tag an Daten fehlt und man bis in die Nacht alles aufarbeiten muss.

So gibt es zukünftig eine E-Mail an mich selbst und die Änderungen finden nachts, nach erfolgter Datensicherung, vom heimischen PC aus statt.

Bisher konnte mich aber noch niemand damit in Verbindung bringen. Der Tarnmodus funktioniert(e). Und nein, bitte nicht nachmachen.

Bildnachweis: Adobe Stock – #528774709
Autor: Michael Veit
Allgemeine Hinweise zu unserem Blog

Von Sondermaschinenbau bis Digitalisierung: Rückblick und Learnings bei KonTec – Blog #3

2018 war ein außergewöhnliches Jahr für KonTec, geprägt von atemberaubenden Auftragszahlen und der täglichen Herausforderung, hunderte Datensätze mit einem engagierten Team zu bewältigen. Eine Systemumstellung schien inmitten dieses Trubels und der täglichen Aufgabenflut eine herkulische Aufgabe – fast undenkbar und sicherlich eine Belastungsprobe für meine Nerven.

Die Erfahrung, ein System umzustellen, ist bekanntermaßen eine Mammutaufgabe. Rückblickend auf meine Anfangszeit bei KonTec im Jahr 2012, erinnere ich mich lebhaft an den Übergang von Excel zu einem fortschrittlicheren ERP-System. Dieses war nicht unbedingt einfacher in der Handhabung, bot aber zeitgemäße Funktionen und Netzwerkfähigkeit, die über die Möglichkeiten von Excel hinausgingen. Mit dieser Umstellung machte auch der erste hausinterne Server seinen Einzug in unser Unternehmen. Obwohl seitdem sechs Jahre vergangen sind, gibt es noch immer Stimmen, die sich nostalgisch an die alte Arbeitsweise erinnern. Als Verantwortlicher trägt man anscheinend ewig die Bürde, für jede Änderung geradestehen zu müssen.

Sieben Jahre lang haben wir uns mit diesem System arrangiert. Es war kosteneffizient, mit einer begrenzten Anzahl an Benutzern und Datensätzen durchaus handhabbar, aber letztendlich zu unflexibel. Anstatt praktische Schnittstellen zu entwickeln oder das System technisch weiterzuentwickeln, entschied der Hersteller, die Benutzeroberfläche alle sechs Monate grundlegend zu überarbeiten – eine Herausforderung für jedes Team.

Nachdem wir die technischen und organisatorischen Hürden beleuchtet haben, führt uns unser Weg nun zu den zwischenmenschlichen Aspekten und Lernerfahrungen, die ebenso entscheidend für unsere Entwicklung waren.

Profis jonglieren oft mit Fachbegriffen wie „Requirements Engineering“ oder „Spezifikation“. In unserer Branche ist das „Lastenheft“ tatsächlich der gängige Terminus. Es ist nicht so, dass „Requirements Engineering“ für uns irrelevant wäre; es wurde nur in meinem Bereich noch nicht umgesetzt. Diese Konzepte sind zweifellos wertvoll, vor allem in großen Unternehmen mit spezialisierten Teams. In meinem Arbeitsumfeld jedoch gestaltet sich die Realität oft anders. Anstelle formaler Lastenhefte bevorzuge ich direktere, agilere Methoden der Ideenfindung und Planung, wie Post-Its, Whiteboards und erste Gedankenentwürfe – zumindest was die Softwareentwicklung angeht.

2018 war somit nicht nur von alltäglichem Wahnsinn gezeichnet, sondern auch ein Jahr des kontinuierlichen Lernens. Ein entscheidendes Learning für mich war definitiv, wie essenziell effektive Kommunikation mit Programmierern ist. Ich musste erkennen, dass ich oft dazu neigte, Anforderungen zu vage zu formulieren – und dann überrascht war, wenn das Ergebnis nicht meinen Erwartungen entsprach. Rückblickend sehe ich ein, dass die Herausforderung hauptsächlich bei mir lag und nicht bei den Fähigkeiten der Programmierer. Diese Einsicht war für mich ein wichtiger Schritt, um meine Kommunikationsstrategie zu überdenken und zukünftig klarere, präzisere Anweisungen zu geben, die keinen Raum für Missverständnisse lassen.

Die Reise von KonTec durch das Jahr 2018 illustriert perfekt, wie wir uns stetig den Herausforderungen der digitalen Transformation stellen und dabei lernen, adaptieren und über uns hinauswachsen – mit einem festen Blick auf die Zukunft und einem starken Teamgeist, der uns durch alle Höhen und Tiefen trägt.

Autor: Michael Veit
Allgemeine Hinweise zu unserem Blog

Von Sondermaschinenbau bis Digitalisierung: KonTec’s skeptischer Start in die digitale Transformation – Teil 2

„Ja, ja“, war wohl mein erster, leicht genervter Kommentar, als der nächste Systemvorschlag auf dem Tisch landete. Nach unzähligen Installationen und endlosen Testwochen verliert man irgendwann den Spaß daran. Aber manchmal macht man halt, was der Chef sagt, und so begann die erneute, wenig begeisterte Suche im Netz: Was ist das, was kostet es, und was kann es überhaupt? Eigentlich wollte ich nur schnell ein paar Kritikpunkte finden, um mich wieder meinem Kaffee und den wirklich produktiven Aufgaben zu widmen. Und die Kritikpunkte? Schnell gefunden: Kenne ich nicht, monatliche Kosten, gehört zu Apple – und überhaupt, was soll das sein?

Doch es kam anders als gedacht. Ein Treffen mit HGI-Systems stand an, die uns „Filemaker“ und ihre darauf basierende Lösung „Office Assistant“ näherbringen wollten.

Meine skeptischen Fragen waren vorbereitet: Kann es dies? „Ja.“ Kann es das? „Ja.“ „Kann es wirklich alles, was ich mir vorstelle?“ „Ja.“

Eine eierlegende Wollmilchsau, dachte ich mir, das kann doch nicht wahr sein. Doch die Testphase überzeugte uns schließlich. Selbst Jahre später hätte ich nicht gedacht, dass man tatsächlich fast alles umsetzen kann.

2018 starteten wir einen Langzeittest mit einem Probanden, der sich nicht wehren konnte: unserer Eigenmarke „uversa“, die dank eines neuen Onlineshops ohnehin mitten in der Umstellung steckte. Da konnte man sich auch gleich an Neuerungen gewöhnen – ein bisschen Flexibilität muss sein.

Die erste große Aufgabe für das System war, Bestellungen aus dem Shop abzurufen und zu verwalten, um sicherzustellen, dass unsere Business-Kunden sowohl über den Shop als auch per Mail bestellen können. Zusätzlich übernahm es die komplette Artikelverwaltung und sorgte für die Abgleichung der Lagermengen sowie Preise mit dem Webshop.

Nicht immer lief alles rund, aber häufig genug, um zu überzeugen. Denn ein Webshop braucht Wartung und Updates und wirft auch mal gerne eine gut geölte Routine aus der Bahn. Online plus Offline gleich Arbeit.

Der Test war ein Erfolg, und das System erwies sich als flexibel genug für unsere Bedürfnisse. Aber es gab noch viel zu tun, um aus einem lagerdominierten System ein durchlauforientiertes zu machen. Warum nur ein System? Genau, zwei sind besser. So entstanden zwei getrennte Anwendungen mit einer Schnittstelle zueinander. KonTec bekam sein eigenes System, das sich später als „Mutter“ etablieren und die Steuerung aller anderen Systeme übernehmen sollte.

Autor: Michael Veit
Allgemeine Hinweise zu unserem Blog

Von Sondermaschinenbau bis Digitalisierung: KonTec’s abenteuerliche Reise in die Digitale-Automatisierung

Willkommen in der Welt von KonTec, wo Sondermaschinenbau und Einzelteilfertigung auf die spannende Herausforderung der Digitalisierung treffen. Es ist eine Reise voller Überraschungen, Witz und ein wenig Technik-Zauberei.

„Das Automatisieren von Serien ist ein Kinderspiel, aber die echte Herausforderung liegt im Automatisieren der Fertigung von Einzelteilen und Sondermaschinen. In diesem Bereich sind Flexibilität und Innovationsgeist gefragt. Taucht ein in unsere digitale Odyssee – eine Reise, die zwar kein Märchen ist, aber mindestens genauso spannend.“

Unsere Social-Media-Kanäle und dieser Blog werden Zeugen unserer Entwicklung – eine Geschichte, die sich über Monate und Jahre erstreckt. Von vergangenen Projekten bis hin zu aktuellen Innovationen, wir packen aus: Erfolge, Stolpersteine und die ein oder andere kuriose Anekdote.

Unser Abenteuer begann, als unser altgedientes ERP/CRM-System unter der Last von über 100.000 Datensätzen ächzte. Die Suche war wie eine digitale Schatzsuche – voller Hoffnungen, Enttäuschungen und überraschender Wendungen.

„Die Anforderungen? Schnell, günstig, flexibel – das klingt nach einer einfachen Liste, aber in der Welt der Technik sind solche Anforderungen oft schwerer zu erfüllen, als man denkt. Unsere Suche begann 2016, ein Marathon aus endlosen Systemtests, Werbeanrufen und Produktvorführungen. Wir stellten bald fest: Es war nicht einfach, ein System zu finden, das wirklich zu uns passt. Unsere Devise war klar: Wir brauchen ein System, das sich unserem Unternehmen anpasst, nicht umgekehrt.“

Dann, wie in einer guten Geschichte, kam der Zufall ins Spiel. Unser Chef traf sich mit einem befreundeten Unternehmer, der von einem System erzählte, das unsere Kriterien erfüllen könnte. Und wie sich herausstellte, war dieser Zufall der Wendepunkt unserer Geschichte.

So starten wir mit KonTec, Filemaker, HGI-Systems und einem mutigen Mitarbeiter, der sich heldenhaft in die Tiefen der Programmierung stürzt.

Folgt uns auf dieser spannenden Reise, gespickt mit Humor, Ironie und ehrlicher Selbstreflexion. Es wird eine unterhaltsame Fahrt – das versprechen wir!